Pentingnya Pengelolaan Arsip yang Tepat di Sekolah

Penulis

Karman, S.Pd.I

(Kepala Tata Usaha MTsN 16 Ciamis)

Sekolah/madrasah, dalam kegiatan sehari-harinya maupun kegiatan secara historis, tidak akan terlepas dari aktivitas pengarsipan. Karena itu keberadaan kearsipan sangat diperlukan. Dengan adanya kegiatan di sekolah/madrasah, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas bagian tata usaha.

 

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah organisasi (sekolah/ madrasah), terutama arsip dinamis aktif. Karenanya, keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga benar-benar menunjukkan peran sebagai pendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personel dalam sekolah tersebut. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.

 

Salah satu komponen paling penting dalam managemen kearsipan adalah tata persuratan dan pengurusan surat. Surat dapat diartikan sebagai sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikan bukti otentik. Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja.

 

Tugas pokok bagian arsip di sekolah, contohnya madrasah adalah:

a. Melakukan pengelolaan tata persuratan dan kearsipan

b. Melakukan pelayanan pengadaan dan pemeliharaan, perlengkapan dan administrasi kerumah-tanggaan.

 

Sedangkan fungsinya adalah:

a. Melakukan kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat dan didistribusikan ke unit pengolah dan sejak surat ditandatangani dari unit pengolah kemudian dikirim ke alamat yang dituju.

b. Melakukan pengolaan informasi tertulis yang mencakup pengaturan jenis format, penyiapan, pengaman, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

 

Adapun tujuan dari tata persuratan adalah:

1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.

2. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna berhasil guna.

3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.

4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

 

Keadaan yang Diinginkan

Setiap kegiatan diperlukan bantuan data, demikian juga dalam pengambilan keputusan yang lebih popular dengan Sistem Informasi Manajemen. Tersedianya data yang lengkap akan menghasilkan keputusan secara efektif dan efesien.

Sistem di sini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.

 

Manajemen dalam konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuat masing-masing fungsi yang ada di suatu organisasi. Arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satu sumber data. Efektivitas arsip dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemen kearsipan yang diterapkan.

 

Dengan ini maka pengelolaan arsip di lingkungan sekolah yang baik, katanya, akan menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Pengelolaan arsip yang tepat akan menciptakan administrasi sekolah/madrasah yang benar, sehingga dapat menunjang efektivitas, efisiensi, maupun produktivitas bagi sekolah/madrasah. []