Penulis
Karman, S.Pd.I
(Kepala Tata Usaha MTsN 16 Ciamis)
Sekolah/madrasah,
dalam kegiatan sehari-harinya maupun kegiatan secara historis, tidak akan
terlepas dari aktivitas pengarsipan. Karena itu keberadaan kearsipan sangat
diperlukan. Dengan adanya kegiatan di sekolah/madrasah, arsip akan terus tumbuh
dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan
tugas bagian tata usaha.
Arsip
mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah organisasi (sekolah/
madrasah), terutama arsip dinamis aktif. Karenanya, keberadaan arsip perlu
mendapatkan perhatian khusus, sehingga benar-benar menunjukkan peran sebagai
pendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personel dalam
sekolah tersebut. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan
pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat
atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
Salah satu
komponen paling penting dalam managemen kearsipan adalah tata persuratan dan
pengurusan surat. Surat dapat diartikan sebagai sumber informasi yang penting
sehingga dapat dijadikan bukti otentik. Pengurusan surat merupakan salah satu
elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Dengan melaksanakan
pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja.
Tugas pokok
bagian arsip di sekolah, contohnya madrasah adalah:
a.
Melakukan pengelolaan tata persuratan dan
kearsipan
b. Melakukan pelayanan pengadaan dan
pemeliharaan, perlengkapan dan administrasi kerumah-tanggaan.
Sedangkan
fungsinya adalah:
a.
Melakukan kegiatan pengelolaan surat
sejak diterima, diarahkan, dicatat dan didistribusikan ke unit pengolah dan
sejak surat ditandatangani dari unit pengolah kemudian dikirim ke alamat yang
dituju.
b.
Melakukan pengolaan informasi tertulis
yang mencakup pengaturan jenis format, penyiapan, pengaman, pengabsahan,
distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan.
Adapun tujuan
dari tata persuratan adalah:
1.
Menciptakan keseragaman dalam pola umum
penyelenggaraan tata persuratan.
2.
Mewujudkan tata kearsipan yang lebih
berdaya guna berhasil guna.
3.
Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan
dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.
4.
Meningkatkan daya guna dan hasil guna
secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Keadaan yang
Diinginkan
Setiap kegiatan
diperlukan bantuan data, demikian juga dalam pengambilan keputusan yang lebih
popular dengan Sistem Informasi Manajemen. Tersedianya data yang lengkap akan
menghasilkan keputusan secara efektif dan efesien.
Sistem di sini
diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan,
pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian,
pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan. Informasi adalah
data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.
Manajemen dalam
konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuat masing-masing fungsi
yang ada di suatu organisasi. Arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat
fungsionalnya, merupakan salah satu sumber data. Efektivitas arsip dalam peran
dan fungsinya sangat tergantung dari manajemen kearsipan yang diterapkan.
Dengan ini maka
pengelolaan arsip di lingkungan sekolah yang baik, katanya, akan menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Pengelolaan arsip yang tepat akan
menciptakan administrasi sekolah/madrasah yang benar, sehingga dapat menunjang
efektivitas, efisiensi, maupun produktivitas bagi sekolah/madrasah. []